Membalas email kolaborasi sama pentingnya dengan mengirimnya. Terlepas dari apakah Anda berniat untuk menerima tawarannya atau tidak, balasan yang sopan dan rendah hati selalu meninggalkan kesan positif mengenai kepribadian dan profesionalisme Anda.
Singkatnya, Jika Anda berniat untuk menolak tawarannya akibat jadwal yang penuh, asosiasi, atau janji Anda yang sebelumnya, menjawab "Tidak" dengan sopan pasti akan memberikan Anda kesempatan saat suatu hari nanti Anda menghubungi pihak lainnya itu.
Selanjutnya, bagian berikut akan menjelaskan cara membalas email kolaborasi, baik sebagai brand maupun sebagai influencer.
Jika Anda adalah Sebuah Brand
Jika Anda adalah sebuah brand atau representatif dari suatu brand dan menerima email kolaborasi dari seorang influencer, tip berikut ini akan membantu Anda memahami cara membalas email kolaborasi:
Tip 1: Kredensial dan Contoh Produk
Jika Anda diajak kolaborasi oleh seorang influencer dan berencana untuk menyetujuinya dan menerima proposalnya, Anda sebaiknya meminta beberapa contoh produk dari sang influencer tersebut. Anda juga bisa menanyakan jumlah penonton yang diharapkan bisa dijangkau oleh brand Anda selama promosi jika Anda bekerjasama dengan mereka.
Walaupun Anda mungkin akan terdengar tidak sopan jika emailnya ditulis secara tidak baik, namun dengan penggunaan kata yang tepat dan nada yang rendah hati, Anda pasti akan tampak tulus dan profesional. Di sisi lain, jika influencer Anda juga profesional, mereka tidak akan keberatan untuk memberikan perincian yang Anda minta tadi.
Tip 2: Berbagi Rincian Produk/Detail
Begitu Anda memutuskan untuk menyewa seorang influencer untuk kampanye promosi, Anda bertanggungjawab untuk berbagi informasi sebanyak mungkin. Jika dirasa perlu, jangan ragu untuk mengirimkan contoh produk kepada mereka untuk dicoba. Walaupun pendekatan ini mungkin akan sedikit meningkatkan biaya Anda, influencer yang Anda ajak itu akan tulus dan bisa mencoba produknya secara langsung.
Ingatlah bahwa semakin banyak influencer itu dilengkapi dengan alat bantu tersebut, semakin detail dan menarik pula konten yang bisa dihasilkan oleh mereka untuk promosi brand yang terkait.
Tip 3: Diskusikan Waktu Penyelesaian
Anda juga harus meminta informasi yang berkaitan dengan waktu mereka, seperti kapan mereka berencana untuk memulainya. Jika seorang influencer menghubungi Anda, itu tidak berarti bahwa mereka tidak memiliki proyek lain saat ini. Maka dari itu, menanyakan waktu penyelesaian sebagai balasan atas email kolaborasi mereka akan membantu Anda untuk menjadwalkan kampanye Anda dengan tepat.
Jika Anda adalah seorang influencer
Jika Anda dihubungi oleh suatu brand atau representatifnya, dan diminta untuk mempromosikan produk atau layanan mereka, sekarang saatnya menyelamati diri Anda sendiri karena telah berhasil dan dikenal di lini bisnis Anda.
Seperti apa yang telah dibahas sebelumnya, penerimaan yang riang atau penolakan yang rendah hati adalah elemen penting bagi profil seorang influencer. Karena itu, tip-tip di bawah ini akan menjelaskan cara membalas email kolaborasi saat Anda menerimanya dari seorang usahawan atau seseorang yang mempresentasikan mereka:
Tip 1: Tanggapan yang Cepat
Terlepas dari cara Anda membalas (baik itu menerima atau menolak), sangatlah penting bagi Anda, sebagai penyedia layanan (influencer), untuk menanggapi email kolaborasi secepat mungkin. Ini akan mencerminkan kerendahan hati dan tanggung jawab Anda terhadap klien Anda saat ini/di masa mendatang, serta profesi Anda.
Selain itu, tanggapan secepat kilat akan memberikan kesan bahwa Anda sangat aktif dan bersemangat akan pekerjaan Anda dan melakukan pekerjaan Anda dengan serius.
Tip 2: Minta Rincian dan Contoh Produk
Jika Anda berencana untuk menerima proposal yang ditawarkan oleh suatu brand dan setuju untuk mempromosikan produk/layanan mereka, jangan sungkan untuk menanyakan lebih banyak rincian untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai apa yang akan Anda pasarkan. Selain itu, Anda juga sebaiknya meminta contoh produk atau demo, jika memungkinkan. Walaupun meminta hal-hal semacam itu mungkin terdengar aneh untuk beberapa klien, namun mencoba produk/layanan mereka terlebih dahulu akan memastikan jika deskripsi yang Anda bagikan dengan para penonton Anda telah Anda coba secara langsung, akurat, dan tidak menyesatkan. 
Tip 3: Lakukan Riset
Selain meminta rincian dan contoh produk dari perusahaan itu sendiri, melakukan riset Anda sendiri juga cukup penting. Ini akan membantu Anda untuk menemukan umpan balik sejati dari para konsumen yang sudah menggunakan produk tersebut (jika produk itu sudah diluncurkan sebelumnya).
Karena ulasan Anda harus melingkupi setiap aspek dari produk itu, termasuk masalah-masalah yang dialami oleh konsumen saat ini, Anda harus memberi tahu klien Anda mengenai hal ini sebelum menyelesaikan kesepakatannya. Anda harus selalu mengingat bahwa membicarakan tentang kelemahan (walaupun sebentar) juga penting untuk mendapatkan kepercayaan penonton, karena tidak ada produk yang sempurna.
Tip-tip ini Bisa Diterapkan oleh Anda Sebagai Brand ataupun Seorang Influencer
Selain hal-hal di atas, ada beberapa tip yang bersifat universal dan harus dilakukan oleh kedua belah pihak untuk menghasilkan asosiasi bisnis yang kuat. Saran-saran berikut ini akan membantu Anda untuk menulis balasan email kolaborasi yang mengagumkan, terlepas dari profil pekerjaan Anda:
Tip 1: Sederhana
Terlepas dari tanggapan Anda, Menerima atau Menolak, pastikan email Anda tetap sederhana. Walaupun jawaban yang rumit dan panjang mungkin akan baik jika Anda ingin menyampaikan alasan penerimaan atau penolakan Anda secara mendetail, tanggapan yang pendek dan sederhana akan menghemat banyak waktu bagi kedua belah pihak, serta mengeliminasi kemungkinan penerima email-nya akan kehilangan minat pada Anda.
Jika Anda ingin memberikan alasan untuk menolak proposal mereka, pastikan agar email Anda tidak terlalu detail. Email yang sederhana, yang dimulai dengan "Terima kasih atas...", dan menolak dengan "Sayangnya..." sudah cukup.
Selain itu, jangan lupa untuk mengakhiri email-nya dengan "Kami akan menghubungi Anda kembali setelah..." agar Anda memiliki kesempatan untuk melakukan komunikasi di kemudian hari.
Tip 2: Undangan dengan Menelepon
Baik itu sebagai sebuah brand ataupun seorang influencer, mengundang pihak lainnya melalui panggilan telepon selalu merupakan gagasan yang bagus. Ini akan memberi Anda kesempatan untuk sedikit mengetahui kepribadian mereka, yang juga bisa membantu menumbuhkan rasa percaya untuk membangun hubungan bisnis jangka panjang bersama mereka. Selain itu, dengan melakukan interaksi secara langsung melalui telepon atau pesan suara secara online, Anda bisa menyampaikan ide dan pandangan Anda ke pihak lainnya dengan lebih jelas.
Tip 3: Negosiasi
Berusaha menghemat uang dalam setiap kesepakatan merupakan hal yang wajar.
Jika seorang influencer menghubungi Anda dan memberi tahu biaya untuk layanan mereka, Anda mungkin ingin menilai kemampuan mereka berdasarkan rincian yang telah mereka berikan. Walaupun menghemat uang bukanlah hal yang buruk, Anda jangan sampai membayar influencer tersebut lebih kecil dari yang seharusnya mereka dapatkan. Benar, kan?
Di sisi lain, jika Anda adalah seorang influencer dan dihubungi oleh suatu perusahaan, jawaban Anda harus mencakup harga yang Anda tawarkan, termasuk sedikit ruang untuk negosiasi, agar Anda bisa membangun hubungan bisnis jangka panjang. 